労働人口の減少や働き方改革の推進、競争環境の激化などを背景に、多くの企業で業務改善への取り組みが求められています。
とはいえ、「業務改善に取り組もうとしても、何から手をつければよいかわからない」「以前取り組んだものの、うまく定着しなかった」という声も少なくありません。
本記事では、業務改善の定義やメリットのほか、具体的な進め方や実践アプローチなどを解説します。

■この記事でわかること
・業務改善の定義と求められる背景
・業務改善を進める4つのステップ
・業務効率化の5つの実践アプローチ

■目次
業務改善とは？
業務改善が求められる背景
業務改善で得られる3つのメリット
業務改善の進め方4ステップ
業務効率化の目的
業務効率化の実践アプローチ
トヨタエンタプライズの業務改善に関する研修
トヨタエンタプライズの研修で業務改善できる人材を育成
よくある質問

業務改善とは？

業務改善とは、現在の業務のやり方を見直し、より良い状態にするための取り組み全般を指します。単なる作業の見直しにとどまらず、「その業務は本当に必要なのか」まで踏み込んで検討するケースもあります。

業務改善が求められる背景

業務改善が注目される背景には、労働人口の減少や、働き方改革の推進、競争環境の激化といった社会的な変化があります。限られた人員で成果を出し続けるためには、業務の進め方そのものを見直す必要性が高まっているのです。ここでは、3つの背景を詳しく見ていきましょう。

労働人口減少と人手不足への対応

少子高齢化により生産年齢人口の減少が続く中、限られた人材で従来と同等以上の成果を出す仕組みづくりが求められています。採用による人員増が難しい状況では、既存業務を見直し、一人あたりの生産性を高める発想が欠かせません。

働き方改革への対応

長時間労働の是正や有給休暇取得の促進といった「働き方改革」が進む中、業務量を減らさずに労働時間だけを削減することは困難です。業務改善によって不要な作業や重複した工程を見直すことにより、労働時間の削減と成果維持の両立を目指せます。

競争環境の変化への対応

競争環境の変化のスピードが速まる中、企業には変化に柔軟に対応できる業務の仕組みが求められています。業務プロセスの見直しは、変化への対応力を高めることにもつながります。

業務改善で得られる3つのメリット

業務改善に取り組むことで得られる代表的なメリットは、生産性向上・コスト削減・労働環境の改善の3点です。それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

生産性向上

生産性向上は、業務改善によって得られる代表的なメリットのひとつです。非効率な作業や重複した工程を見直すことで、同じ人員・時間でより多くの成果を生み出せるようになります。また、付加価値を生まない作業に費やしていた時間を、企画や改善提案など創造的な業務に振り向けることができます。

コスト削減

コスト削減も、業務改善がもたらす大きなメリットです。ムダな作業や過剰な確認工程を減らすことで、人件費や残業代などの経営資源を有効に活用できます。また業務プロセスの見直しが、システム統合などの間接的なコスト削減につながるケースもあります。

労働環境の改善

労働環境の改善は、従業員の働きやすさに直結するメリットです。業務量の偏りや過剰な負荷が是正されることは、従業員のストレスの軽減や働きやすさの向上につながります。「自分の仕事の進め方に無理がない」と感じられる職場は、社員の定着率やエンゲージメントの向上にも寄与するでしょう。

業務改善の進め方4ステップ

業務改善は、大きく4つのステップで進めるとよいでしょう。一度実行して終わりにするのではなく、効果を確認しながら繰り返していくことが定着のポイントです。

1. 業務の全体像の見える化

最初のステップは、業務の全体像を可視化することです。全体像をつかまないまま業務の枝葉の部分をいくら改善しても、幹となる部分が変わらなければ、効果の薄い対策となります。まずは担当者へのヒアリングなどを通して、業務の現状と全体像を把握します。

2. 業務プロセスの見える化

全体像を把握したら、業務プロセスを可視化するのが次のステップです。業務フロー図を作成し、作業時間の記録などを行うことで、どのような工程を経て業務が進んでいるのかを可視化していきます。

3. 攻め所の特定と対策立案

3つ目のステップとして、攻め所の特定と対策立案を行います。可視化した業務プロセスをもとに、時間がかかっている工程やミスが起きやすい工程など、「ムダ・ムラ・ムリ」のあるポイントを特定しましょう。手を打つ箇所（攻め所）を明確にした上で、具体的な対策立案やスケジュール作成などを行います。

4. 対策の実行

最後のステップは、立案した対策の実行です。計画に沿って改善策を実行し、設定した指標をもとに効果を確認します。効果を確認したあとは、必要に応じて対策や計画を見直すことが大切です。

業務効率化の目的

業務改善を具体的に進める場面では、「業務効率化」という言葉もよく使われます。両者は明確に区別されずに使われることも多いですが、業務効率化は業務改善の中でも「時間や工数のムダをなくす」ことに焦点を当てた取り組みと捉えるとわかりやすいでしょう。業務効率化の目的は、大きく以下の5つが挙げられます。

なお、業務効率化に取り組む際は、目的が曖昧なまま手法だけを導入するのではなく、「何のために効率化するのか」を明確にすることが重要です。

業務効率化の実践アプローチ

業務効率化の実践には、「改善・改革・廃止・縮小・延期」という5つのアプローチ方法があります。これらのアプローチ方法は、製造業に限らず事務・技術系の業務にも応用できる汎用的な整理軸です。

■実践アプローチのタイプと概要

「改善」型：ムダ・ムラ・ムリを減らす

「改善」型は、業務のやり方を見直し、ムダ・ムラ・ムリを減らすアプローチです。二重チェックの統合や入力フォーマットの標準化など、日常業務の中で気づいた小さなムダから着手できます。

「改革」型：やり方を大きく変える

「改革」型は、既存の業務プロセスの枠組みそのものを見直し、作り変えるアプローチです。既存のやり方では十分な効果が得られない業務に対して有効で、システム導入や部署間の役割分担の再設計などを行うケースがあります。

「廃止・縮小・延期」型：業務そのものを見直す

「廃止・縮小・延期」型は、「この業務は本当に必要か」を問い直し、業務そのものを「やめる（廃止）」「減らす（縮小）」「のばす（延期）」という選択肢を検討するアプローチです。

目的が形骸化した定例報告や、優先度が低いにもかかわらず慣習で続けている作業などの効率化に適しています。

トヨタエンタプライズの業務改善に関する研修

トヨタエンタプライズでは、トヨタ生産方式（TPS）の考え方にもとづいて、業務の改善・改革を進める具体的な手法や考え方を学ぶさまざまな研修を提供しています。業務改善に関する代表的な研修をご紹介しましょう。

【7時間研修/3時間研修】業務効率化の上手な進め方

「業務効率化の上手な進め方」は、業務効率化の定義や目的、効率化のための実用的なアプローチ、ヒントなどをわかりやすくお伝えする研修です。

トヨタの製造現場で使われている「ジャスト・イン・タイム」「自働化」の考え方にもとづき、事務・技術系スタッフの仕事にもマッチするようアレンジされたカリキュラムとなっています。

5つの「効率化の目的」と5つの「実践アプローチ」を学び、7時間研修では、自分の業務を題材にした具体的な実行計画づくりまで演習内で行います。

■研修概要

研修の基本カリキュラムや詳細については、以下をご覧ください
【7時間研修】業務効率化の上手な進め方 ～トヨタ生産方式の考え方で、仕事の生産性向上を目指す～
【3時間研修】業務効率化の上手な進め方 ～トヨタ生産方式の考え方で、仕事の生産性向上を目指す～

トヨタエンタプライズの研修で業務改善できる人材を育成

業務改善を進めるには、目の前の業務を見直すだけでなく、「何のために改善するのか」という目的を明確にし、業務に応じた適切なアプローチを選択することが重要です。

トヨタエンタプライズの「業務効率化の上手な進め方」研修は、「業務効率化の目的と対象業務選定のポイントの理解」「改廃の方法（タイプ）と実践の主担当（役割）の違いの整理」「目的に立ち返って考える『目的発想法』の習得」というゴールを目指す研修です。講義と演習を通じて、時代・環境の変化やニーズに合わせた内容もプラスしてお伝えします。

「業務効率化の進め方がわからない」「忙しすぎて業務効率化に手を付けられない」「職場に定着・継続できる業務効率化を学びたい」といった悩み・ニーズをお持ちの担当者の方は、こちらからお気軽にご相談ください。

よくある質問

「業務効率化の上手な進め方」研修はどんな人におすすめですか？

「業務効率化の上手な進め方」研修は、若手社員から管理職まであらゆる人が対象ですが、特に以下のような方におすすめです。

<「業務効率化の上手な進め方」研修がおすすめの人>
・仕事のムダを見つけ、改善・改革していく、トヨタ流の業務効率化の手法や考え方を学びたい方
・業務効率化推進のリーダー役を担う方
・実際の業務内容に合わせて具体的な改善案、実行計画を考えたい方

「業務効率化の上手な進め方」研修を受講するメリットは何ですか？

「業務効率化の上手な進め方」研修を受講するメリットとして、大きく以下の3つが挙げられます。

<「業務効率化の上手な進め方」研修を受講するメリット>
・トヨタ流 業務効率化のポイントを深く習得できる
・トヨタ生産方式（TPS）にもとづいた視点と対策のヒントを得られる
・考え方を学ぶだけでなく、自業務を効率化するテーマを選び、演習を通じて具体的な実行計画を作成できる