プロジェクトを円滑に進め、目標を達成するために欠かせないのが、プロジェクトマネジメントです。初めてプロジェクトリーダーやPM（プロジェクトマネージャー）を任されると、何から手をつければよいのかわからず、戸惑う方も少なくありません。あらかじめプロジェクトマネジメントについて学ぶことで、リソースの管理やメンバーへの指示、万が一のトラブル対応などを適切に行えるようになります。

本記事では、プロジェクトマネジメントの定義や必要とされる理由、必要な4つのスキルのほか、プロジェクトを進めるうえで役立つトヨタエンタプライズの研修についても紹介します。

■この記事でわかること
・プロジェクトマネジメントの定義と必要な理由
・プロジェクトマネジメントの5つのプロセス
・プロジェクトマネジメントに必要な4つのスキル

■目次
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントが必要な理由
プロジェクトマネジメントのプロセス
プロジェクトマネジメントに必要な4つのスキル
プロジェクトマネジメントに役立つトヨタエンタプライズの研修
トヨタエンタプライズはプロジェクト成功に必要なスキル習得を支援します
よくある質問

プロジェクトマネジメントとは？

プロジェクトマネジメントとは、期限や予算の範囲内で目標を達成するために「ヒト・モノ・カネ・情報」などの資源を計画的に管理し、実行する取り組みです。決められた期間と限られたリソースの中で成果物を仕上げるには、行き当たりばったりの対応ではなく、計画的な進行管理が求められます。

プロジェクトの内容は、新商品の開発、システムの導入、業務フローの刷新など、業種や部署によってさまざまですが、目標達成までのマネジメントの考え方は共通しています。

プロジェクトマネジメントに欠かせない3要素

プロジェクトマネジメントには、品質（Quality）・コスト（Cost）・納期（Delivery）という3つの要素が欠かせません。頭文字をとって「QCD」と呼ばれる3要素のバランスをとることが、プロジェクトマネジメントの基本です。

納期を最優先すれば品質やコストにしわ寄せが及びますし、コストを絞りすぎると品質や納期に影響が出ます。プロジェクトマネジメントでは、プロジェクトの目的に応じて、どの要素をどの程度優先するのかを都度調整する視点が求められます。

プロジェクトマネジメントが必要な理由

プロジェクトを円滑に進め、成果を出すためにはプロジェクトマネジメントが欠かせません。

プロジェクトの多くは、決まった前例やマニュアルが存在しないため、都度計画を立てて進捗やリスクを管理する役割が必要です。さらに近年は、DXやAIをはじめとする新技術の導入により、既存のやり方を踏襲するだけでは対応しきれない、変化の速いプロジェクトが増えています。

限られた期間・予算・人員という制約の中で目標を達成するには、タスクとメンバーの両方を意図的にマネジメントする必要があります。認識のずれから手戻りが発生したり、特定のメンバーに業務が集中したりすると、スケジュールの遅延や品質低下、メンバーの疲弊につながり、プロジェクト全体の停滞を招きかねません。

プロジェクトマネジメントのプロセス

プロジェクトマネジメントのガイドブックとして、アメリカのプロジェクトマネジメント協会（PMI：Project Management Institute）という非営利団体が発行している「PMBOK（Project Management Body of Knowledge：ピンボック）」があります。

PMBOKは、プロジェクトマネジメントのプロセスを「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・コントロール」「終結」という5つのフェーズに整理しています。
プロジェクト全体の流れを把握し、今どの段階にいるのかを見失わないように、それぞれのフェーズで行うべきことを解説しましょう。

1. 「立ち上げ」フェーズ

「立ち上げ」フェーズとは、プロジェクトの目的・目標・成果物を明確にし、共有するフェーズです。プロジェクトを開始する際は、何を目指し、いつまでに何を成果物として仕上げるのかを明確にする必要があります。

リーダーだけが把握しているのではなく、メンバー一人ひとりに「なぜこのプロジェクトに取り組むのか」という意味を伝え、全員が最終的なゴールをイメージできるようにしましょう。目的が共有されていないと、進行の途中でメンバーの認識にずれが生じ、手戻りの原因にもなります。

2. 「計画」フェーズ

「計画」フェーズとは、プロジェクトを具体的にどう進めるかという計画を立てるフェーズです。最終的な納期と求められる成果物から逆算し、必要な期間・予算・人員・設備などを割り出します。

プロジェクト全体を具体的な作業単位まで分解し、誰がいつまでに何を担当するのかを明確にするためにWBS（作業分解構成図）が広く使われています。

また、WBSで洗い出したタスクを時系列に並べ、スケジュールと進捗状況を一目で把握できるようにする手法が、ガントチャートです。ガントチャートに作業内容・担当者・開始日・終了日・作業間の関連などを記入して可視化することで、実行フェーズ以降の管理がスムーズになります。

3. 「実行」フェーズ

「実行」フェーズとは、計画に従って実際にタスクを進めながら、メンバーを動かしていくフェーズです。定期的な報告・連絡・相談を通じて、進捗と課題を可視化します。

タスクを任せる際は、単に作業を割り振る「丸投げ」にならないよう注意が必要です。目的・目標を明確に伝えた上で、成長機会として位置づける「任せ方」が求められます。メンバーが安心して相談できる雰囲気を作ることも、実行フェーズを円滑に進める上で欠かせません。

4. 「監視・コントロール」フェーズ

「監視・コントロール」フェーズとは、実行フェーズと並行して計画とのずれを監視し、必要に応じて軌道修正するフェーズです。進捗が計画からずれ始めた場合は、メンバーと早めにすり合わせを行い、大きな遅延を防ぎます。個別タスクの遅延が、すぐに全体の遅延につながらないようにすることが大切です。

5. 「終結」フェーズ

「終結」フェーズとは、プロジェクト完了後、うまくいった点とつまずいた点を振り返り、次に活かせる形で整理するフェーズです。

個人の経験で終わらせず、原因まで掘り下げて整理し、振り返った内容をチームや組織の標準的な進め方として横展開することで、次の機会に同じ失敗を繰り返しにくくなります。

プロジェクトマネジメントに必要な4つのスキル

プロジェクトマネジメントは、担当者自身が持つスキルによって成果が大きく左右されます。必要なスキルとして、以下の4つが挙げられます。

コミュニケーション力

コミュニケーション力とは、メンバーや関係部署、上層部、社外の関係者などと意思疎通を図り、理解や協力を得るために重要なスキルです。

指示を出す場面、報告を受ける場面、問題解決に向けて相談する場面など、シーンごとに適した伝え方の使い分けが大切です。立場や役割が異なる相手にも過不足なく情報を伝えられるかどうかが、プロジェクトの進行スピードを左右します。

一方的に話すだけでなく、相手の話を丁寧に聞き取る姿勢も欠かせません。メンバーが感じている違和感や懸念を早い段階で吸い上げられるかどうかが、後々のトラブル防止につながります。

リーダーシップ

リーダーシップとは、メンバーそれぞれの強みや状況を踏まえた上で、チーム全体を目標達成に向けて導くスキルです。

一方的に指示を出すだけでなく、メンバーが自ら考えて動けるように働きかける姿勢が、プロジェクトの推進力を高めます。

役職や経験年数にかかわらず、メンバーそれぞれが「自分の意見が反映されている」と感じられるかどうかも、チームの前向きな雰囲気づくりに影響します。

マネジメント力

マネジメント力とは、予算・品質・人材・リスク・スケジュールなどを統合的に管理するスキルです。

タスクの優先順位や依存関係を整理し、限られたリソースの中で最大の効果を上げられるよう、バランスよく管理することが求められます。個々の要素を切り離して捉えるのではなく、全体を俯瞰しながら調整していく視点が欠かせません。

課題解決力

課題解決力とは、プロジェクトの途中で発生する想定外の問題に対して、原因を的確に見極め、打ち手を組み立てる力です。

問題が顕在化する前に潜在的なリスクを察知し、事前に対策を講じる力も重要となります。トラブルが起きてから対応を考えるのではなく、あらかじめリスクを洗い出しておく姿勢が、プロジェクトの安定的な進行につながります。

プロジェクトマネジメントに役立つトヨタエンタプライズの研修

トヨタエンタプライズでは、プロジェクトマネジメントに役立つ研修をご用意しています。中でも、プロジェクトを進める上で必要となる段取りや、実行計画づくりについて学べる研修についてご紹介します。

【トヨタ流仕事のカタ】基本実践編（段取り・実行のカタ）

「【トヨタ流仕事のカタ】基本実践編（段取り・実行のカタ）」は、プロジェクトマネジメントそのものを学ぶ研修ではありませんが、仕事の基本となるPDCA（Plan・Do・Check・Action）の具体的な実践方法を、演習を通して学べる研修です。トヨタの強みとなっている技術職・事務職の仕事の進め方（考え方や視点、手順など）を習得できます。

自分自身の仕事において、PDCAの各段階で具体的に考えるべき「視点（項目）」や「手順」を身に付け、活用できるようになります。プロジェクトの計画・実行段階における段取り力を底上げしたい方に適した研修です。

■研修概要

研修の基本カリキュラムや詳細については、以下をご覧ください
【トヨタ流仕事のカタ】基本実践編（段取り・実行のカタ）

トヨタエンタプライズはプロジェクト成功に必要なスキル習得を支援します

プロジェクトマネジメントは、QCDのバランスをとりながら、5つのフェーズに沿って進めていくことが重要です。プロジェクトを成功へと導くには、プロジェクトマネジメントの知識だけではなく、コミュニケーション力や課題解決力など、さまざまなスキルが大切になります。知識とスキルの両方を身につけることで、着実にプロジェクトを成功へと推し進められるようになるでしょう。

トヨタエンタプライズでは、プロジェクトの成功に必要なスキル習得を支援する、さまざまな研修をご用意しています。ご質問やご相談だけでも構いませんので、まずはこちらよりお気軽にご連絡ください。

よくある質問

プロジェクトマネジメントとPMの違いは何ですか？

プロジェクトマネジメントが「取り組み」を表すのに対し、PM（プロジェクトマネージャー）は「役割・人」を表す点が異なります。

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを目標達成に導くための取り組みそのものを指します。PMは、その取り組みを主導する担当者を指す呼び方です。

プロジェクトマネジメントの資格にはどのようなものがありますか？

プロジェクトマネジメントの代表的な資格として、国際的な知識体系であるPMBOKに基づいたPMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）や、国内の資格であるプロジェクトマネージャ試験などが挙げられます。

資格の取得は知識の体系的な整理に役立ちますが、実務経験や研修による実践力の強化も併せて進めることが望ましいでしょう。資格勉強で得た知識を実務で使いこなせるようになって初めて、実践的なスキルとして定着します。

プロジェクトマネジメントにはどのような人が向いていますか？

プロジェクトマネジメントには、次のような人が向いているといえます。

<プロジェクトマネジメントに向いている人>
・メンバーの状況を丁寧に把握しながら適切な指示や相談ができる人
・想定外の問題が起きても冷静に原因を整理して打ち手を考えられる人
・全体の状況を俯瞰しながら優先順位をつけられる人

なお、これらの能力は経験や研修を通じて後天的に伸ばせる部分が大きいといえます。