トヨタ流A3資料とは？

トヨタには企画書や報告書などの資料を、A3用紙1枚で作成する文化があります。新入社員の時からA3の紙1枚にまとめ、限られた時間で説明する訓練を繰り返すことにより、「考えをまとめ、相手にわかりやすく伝える力」を磨きます。仕事の質と効率を高めるために、組織全体で実践されています。

本研修のテーマ

①の「問題解決ステップ」は課題の大きさや性質を問わず、問題解決を可能にするトヨタ独自の手法です。
本研修では、②「A3」と③「資料作成術」の部分に焦点を当て、「読み手のストレスを減らし、シンプルに伝える」ための資料作成の基本を短時間で効率的に学びます。

こんな組織・人におすすめ

• トヨタ流のA3資料に興味関心がある方
• 生産性向上に向けて、ビジネススキルを磨きたい方
• eラーニングや録画された動画学習ではなく、短時間で社員が一緒に学ぶ研修の場を設けたい方

よく寄せられるニーズやお悩み

「何を伝えたいのか、わからない」社内資料がよくあり、改善したい

資料は「読み手」のために存在します。しかし、ついつい読み手のことを忘れて、「自分」のために作成しがちです。すると、ついつい文章も「自分が分かればよい」となり冗長になります。
「読み手に何を伝えたいのか」「読み手にどうして欲しいのか」を明確にすることが資料作成の入り口です。

自分なりの考えを筋道立てて論理的にまとめるコツが知りたい

筋道立てて、論理的に伝えるにはピラミッドストラクチャーが有効です。理由は以下の３つです。
１．結論を先に示すことで、読み手の理解が早まる
２．その理由を続いて伝えることで、納得感が高まる
３．さらに理由の数を先に伝えることで、安心感が高まる。
以上３つの理由により、ピラミッドストラクチャーが有効です。（これも、その活用例です）

情報を整理して表現することが苦手で、文章が長くなってしまう

小学校の時に「原稿用紙10枚書きなさい」という宿題が良くありました。我々は長い文章を書く教育をずっと受けてきたのです。
しかし、ビジネス場面は逆です。いかに「短く、シンプル」に伝えるかが問われます。同じ情報量であれば、短い文章の方が良いのです。

研修を受講するメリット

トヨタ流のA3資料作成のポイントを短時間で効率的に習得できる

「A3一枚にまとめる」ことで、読み手に全体像が一目で伝わります。全体が見えることで、流れをイメージしたうえで資料を読むことができます。
さらに紙面が限られますので、情報の取捨選択が求められます。本当に必要な情報を構造的に整理する…これがトヨタのA３資料のポイントです。

明日から使える実践的なビジネススキルが身につく

文章を書くことに１日のどれほどの時間を割いているでしょうか？資料作成のみではなく、資料のチェックやさらにはメール作成も含めると相当の時間のはずです。
文章作成術を高めることは、自身の時間を効率的に使うとともに、相手に的確に伝えることで仕事の生産性を高めることに大きく貢献します。

演習･事例を多用し、楽しみながら学べる構成

講師の一方的な解説ではなく、演習を交えて進行します。実際に資料の一部を作成していただき、体験を通じて学びます。
またグループ討議や発表を通じて、受講者の方にも発言する機会が多くあり、退屈はさせません。

基本カリキュラム

■分かりやすい資料
■トヨタのＡ３資料
■資料作成のステップ
1.目的を明確 にする
2.ストーリーを考える
3.主張を明確にする
4.文章を整える
5.視覚効果を高める

研修で目指すゴール

資料作成における「読み手視点」の重要性を理解する

資料作成の入り口は「読み手を明確にすること」です。読み手が「関心の高い人・低い人」「前提の理解がある人・ない人」により、作りこみの度合いが変わってきます。
さらには読み手に「理解して欲しい・行動して欲しい・判断して欲しい」により内容も変わります。この「読み手」を意識して資料作成する重要性を学びます。

トヨタ流のA3資料作成がもたらす、仕事の質・効率への効果を学ぶ

全体像を分かりやすく伝え、必要な情報のみを構造化して伝えることで、仕事の質を高めます。また、A３一枚なので作成側も読み手側も短時間で済み、仕事の効率を高めます。
このような仕事の質と効率を高めるA３資料作成術を学びます。

わかりやすい資料作成のための５つのステップを習得する

はじめに（1）目的を明確にし、（２）ストーリー（タイトルの流れ）を考える。そして、（3）タイトルごとの主張を明確にし、（4）文章を整えます。最後に（5）視覚効果も工夫します。
この基本的な５つのステップを習得し、仕事で活かすイメージを持っていただきます。

受講者の声