トヨタ流業務改廃とは？
業務改廃とは業務改善手法の一つであり、何らかの目的のために、現在の業務の工数を削減することです。製造過程におけるムダを排除し、現場の作業効率と生産性向上を実現するために編み出した「トヨタ生産方式」が広く知られていますが、事務部門においても業務や作業を効率化し、生産性向上や品質向上・原価低減を実現させています。その手法は製造部門以外にもご活用いただけます。
業務改廃の目的
業務改廃の実践には、その目的に合わせた進め方が重要です。
＜業務改廃の目的＞
昨今、テレワークの導入が進み、働き方は大きく変化しました。
本研修では、多くの人が課題に感じている業務改廃の上手な進め方を短時間で効率的に学びます。業務改廃の基本的な手順を身につけたい方におすすめの研修です。
こんな組織・人におすすめ
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トヨタ流の業務改廃に興味関心がある方
- 生産性向上に向けて、ビジネススキルを磨きたい方
- eラーニングや録画された動画学習ではなく、短時間で社員が一緒に学ぶ研修の場を設けたい方
よく寄せられるニーズやお悩み
業務改廃の進め方がわからない
業務改廃と一言で言っても、様々な目的があります。重点課題へのリソーセスシフト、残業時間低減などそれぞれの目的に合った進め方が重要です。そこで業務改廃の具体的な進め方をわかりやすく体系化しました。職種を問わず活用していただけると考えております。
忙しすぎて業務改廃に手を付けられない
業務改廃の難しさは、忙しい中で進めなければならないということであり、いかに効率的な手順を踏んで進められるかがカギとなります。そのためには、業務改廃の目的を明確にし、改廃の具体的な実践アプローチ（タイプ）を選択することで、スピーディーに改廃を進めることができるようになります。
仕事が増えるばかりで「廃」が進まない
スタッフの仕事は目に見えないため、負荷がわかりにくいという特徴があります。結果として仕事が増え続けるという状況になりがちです。また、やらないよりはやったほうが良いという仕事も多くあり、それが「廃」を妨げている要因のひとつになります。メンバーと一緒に「廃」の候補となる仕事を洗い出し、これまでのしきたりに囚われず、管理者自らが「決断」することが重要です。
研修を受講するメリット
トヨタ流の業務改廃のポイントを短時間で効率的に習得できる
これまでの職場での業務改廃の取組みや進める上での課題などをふまえて、業務改廃の考え方や具体的な進め方を体系化し、研修プログラムとしてまとめました。業務改廃の定義からはじまり、目的、改廃のためのアプローチ、改廃のヒントなどをお伝えします。即実践につなげていただける内容となっております。
ムダを見つける７つの視点と対策のヒントを得ることができる
トヨタの製造現場で実際に使われている７つのムダという考え方を、事務・技術系スタッフの仕事にマッチするようにアレンジしました。例えば、「使われていないアウトプットはないか？」「何も付加価値を与えていない手順はないか？」など具体的な視点を提供します。これによりスピーディーにムダを発見できるようになります。
自業務の改廃テーマを選び、実践しながら考え方や手法を学ぶことができる
業務改廃の目的を考えて改廃テーマを選定します。改廃の目的は大きく分けて「新規業務や重点課題へのリソーセスシフト」「残業時間、業務負荷の低減」「改善力の習得（人材育成）」「モチベーション向上」の４つがあります。また実践アプローチ（改廃のタイプ）には「改善」「改革」「決断（廃止、縮小、延期）」の３つがあります。自業務に合わせてこれらを適切に選択し、具体的な進め方をイメージしていただけます。
基本カリキュラム
■はじめに
■業務改廃とは？
・定義
・業務改廃の４つの目的
■業務改廃の上手な進め方
1. 対象業務選定のポイント
2. タイプ別 改廃実践の主担当
3. 『改善型』実践のポイント
4. 『改革型』実践のポイント
5. 『廃止・縮小・延期』実践のポイント
■まとめ
研修で目指すゴール
業務改廃の目的と対象業務選定のポイントを理解する
「新規業務や重点課題へのリソーセスシフト」「残業時間、業務負荷の低減」「改善力の習得（人材育成）」「モチベーション向上」といった業務改廃の４つの目的と、「誰の」「どの業務」を改廃の対象とするのかという業務選定の具体的な方法を理解していただきます。
改廃の方法（タイプ）と実践の主担当（役割）の違いを整理する
「改善」「改革」「決断（廃止、縮小、延期）」の３つ改廃の実践アプローチ（タイプ）によって、誰が責任を持って実践していくのかという主担当（役割）が異なるということを理解していただきます。あわせて業務改廃を実践する上での管理職の役割、メンバーの役割についても理解していただきます
目的に立ち返って考える『目的発想法』を習得する
『目的発想法』は改革の強力な手法です。そもそもの目的に立ち返り、「本当にその仕事は必要なのか？」「最新技術は活用できないか？」などを考えることで、仕事を廃止したり、これまでとは大きく違ったやり方に変えることができます。『目的発想法』はトヨタ生産方式の基本的な考え方のひとつでもあり、トヨタの製造現場で永年使われてきたこの考え方を事務・技術系スタッフの仕事でも使いこなせるようになります。
受講者の声
問題に対する再発防止にすぐに役立つ考え方と視点を学べます
トヨタで行っている再発防止の秘訣と手法をお伝えします。再発防止にすぐに役立つ考え方と視点を学べる研修です。再発防止のポイントである要因分析について深く習得します。
問題の表面のみならず、真因を探り、真の再発防止策を講じるために
自工程完結の考え方を活かし、仕事のメカニズムを追求することによる真の再発防止の考え方と効果的な再発防止の進め方を習得します。長年トヨタの現場で培ってきたノウハウをお伝えします。
こんな組織・人におすすめ
- 中堅社員
- 管理職
- 製造・設計／開発の現場で日々問題を抱えている方
よく寄せられるニーズやお悩み
ヒューマンエラーと片付け、見えている問題にしか対策していない
見えている問題への対策や単なるチェック項目の追加などを再発防止としていると、真因がわからず、結果的に問題が解決しない場合があります。見えている不具合のみならず真因への再発防止の大切さを学びます。
仕事のやり直しが多く、非効率な職場で実際に問題が生じてしまっている
再発防止の基本を理解します。不具合の関わる仕事の特定から、原因となった作業の絞り込み、真因追求から再発防止案の立案と実行まで、の工程を8ステップにて学びます。
再発防止策を共有化・標準化出来ない
せっかくの対策を自身やごく一部の関係者のみにしか共有せず、関係部署や関係者への展開が出来ていないと、業務の属人化に繋がり、職場全体の向上とはなりえません。貴重な経験を次に活かす方法をお伝えします。
研修を受講するメリット
仕事のメカニズムを追求することで、真の再発防止の考え方と具体的手法が学べます
問題に対して、見えている不具合への対策と真因への再発防止を考えることができます。
トヨタ自動車の社内で生まれた考え方です
「自工程完結」の考え方に沿って、再発防止を進める上での視点とプロセスについて体系的に習得できます。
基本カリキュラム
1．再発防止の位置づけ
2．問題の多重構造と因果関係
3．不具合対策と再発防止
～見えている不具合への対策と真因への再発防止
4．仕事のメカニズム
～故障のメカニズムと仕事のメカニズム
5．再発防止の基本
①再発防止の基本ステップ
②不具合の関わる仕事(部署)の特定から、原因となった作業の絞り込み
③原因作業の不始末の真因追及から再発防止策の立案・実行までの８ステップ
6．再発防止事例
～「良い事例」と「悪い事例」を解説
7．推進部署による再発防止手順
～社内で再発防止を進める上での視点とプロセス
8．共有化と標準化～貴重な経験と次に活かす方法
9．まとめ～自工程完結と再発防止の関係
研修で目指すゴール
再発防止策を検討するためのステップを理解する
再発防止のための基本を理解し、真因を探ることが出来ます。
再発防止に向けて、対策立案と実行までの手順を考える
再発防止の8ステップの考え方を学ぶことで、真因に対しての対策の立案・実行までの流れを構築できるようになります。
再発防止の共有化と、次に活かす方法を学ぶ
問題の当事者のみならず、関係各所や社内で再発防止を進める部署との連携により、情報の共有化を行い、業務を属人化せず、次に活かす方法を学びます。
受講者の声
自業務での実践方法がわかり、自身の業務ですぐに役立ちます
「業務の見える化」からプロセス改善を行い、同じ失敗を二度と起こさないための改善策について学ぶ研修です。自工程完結の考え方を活かし、業務改善アプローチを学びます。
自工程完結の考え方を活かし、よりよい仕事の進め方を習得します
自工程完結の考え方を活かした「プロセス改善」により、良い仕事の進め方を習得します。失敗をそのままにせず、失敗に対しての改善策を、業務の見える化により把握し、業務のプロセスを改善します。
こんな組織・人におすすめ
よく寄せられるニーズやお悩み
改善の観点がわからない、業務が見えなくて困っている
トヨタ自動車やグループ会社の出身者を中心とした認定講師が、わかりやすい事例を用いて、考え方の基本を丁寧にお伝えいたします。
気になる点はあるものの、改善にはかえって工数が増えるような気がしてやりたくない
改善するための仕組みづくり自体が面倒で、何もしたくない、という状況では根本的な問題が解決することはありません。業務の見える化によるプロセス改善を学ぶことで、最終的にムダを削減することを理解します。
研修を受講するメリット
効率的・効果的に仕事を進めるための業務改善アプローチを学びます
失敗や面倒な点があるものの、いつもやっているからと進めていた業務について、プロセスを洗い出し、見える化することでムダな作業・不安に思う作業や業務を洗い出し改善に導きます。
同じ失敗を繰り返さないための対策づくりのポイントを理解します
業務の見える化で判明したプロセスを細分化し、問題の原因を特定します。「攻めどころ→原因→対策」を考え、同じ失敗を二度と起こさないための対策づくりのポイントを学び、考えます。
基本カリキュラム
1．ムダや気遣い作業をなくすために
①プロセスの見える化
②攻め所の特定と対策立案、攻め所を見つける７つの視点
③演習を通して、確実に理解する
④役に立つツールのご紹介
*気遣い作業･･･「大丈夫かな～」と気を遣いながら作業する業務
2．同じ失敗を繰り返さないために
①プロセスを細分化し原因と発生箇所を特定
②「攻め所→原因→対策」と考える
③同じ失敗を二度と起こさないためには
④原因箇所と流出箇所とは
⑤「発生させない対策」のポイント
⑥更に先手を打つために
⑦演習をとおして、確実に理解する
研修で目指すゴール
自工程完結の考え方を活かした、プロセス改善の考え方を理解する
自工程完結の考え方を活かし、業務の見える化から始めるプロセス改善は問題点を明確にし、改善へと導きます。
既に起こった失敗を改善するのみならず、先手を打つ対策を考えることが出来るようになる
業務の見える化ができ、プロセス改善ができるようになると、既に起こってしまった失敗への対処法のみならず、「もしかしたらここが怪しいのでは？」という点も見えてくるため、失敗への未然防止対策を講じることが可能です。
自業務に活かせるツールや演習で、研修後も確実に実施を目指す
研修内のみで終わるのではなく、自業務に活かせるよう、有効なツールのご紹介や演習を通じ、確実な理解を手助けいたします。
受講者の声
多くの人が課題と感じている業務の改廃について、キーマンである管理職の動き方を学びます
上司・部下と一緒に現在の業務のムダな仕事を「やめる」「へらす」「かえる」ためのお手伝いをします。仕事が増えるばかりで、改廃の「廃」が進まない方におすすめの研修です。
組織内のモヤモヤを引き出し、業務改廃のキーマンである管理職の取り回し方を学びます
組織の状況に応じた業務最適化の方法を事例を交え、お伝えします。
管理者、担当者ともに“取り組みやすく”かつ“取り組みを継続するためのコツ”に加え、徹底的にやる「王道」を学べます。
・残業時間が多い
・スタッフと上司の認識が違い、モチベーションが上がらない・・・という管理職の方におすすめの研修です。
こんな組織・人におすすめ
よく寄せられるニーズやお悩み
仕事が増えるばかりで一向に減らず、スタッフが疲弊している
業務を遂行する中で、それに対する作業は増えてくる場合が多いと思います。「今までやっているからなんとなくやっている」業務を必要に応じて見直し、改廃することはスタッフの負荷軽減に重要です。
無駄だと思う業務はあるものの、やめる勇気や風土がない
増えていく業務はあるものの、新しく変えることに抵抗があるスタッフや職場に対し、正しいステップを踏んで業務改廃していくことのコツをお伝えします。
部下との間になんとなく壁があるが、どう対応したらよいかわからない
部下から「上司は業務がわかっていない」と思われてしまうと、思わぬところで部下との意思疎通が図れなくなってしまいます。部下の業務の流れに興味を持ち、思いが正しく届くように、管理職としての動き方を学びます。
研修を受講するメリット
業務改廃の目的を考え、改廃の実践に繋げます
仕事が増えるのはなぜか、業務改廃の目的は何かを明確にします。改廃するための視点（やめる・へらす・かえる）について理解し、改廃の実践に繋げます。
実際の業務を題材として”モヤモヤ”の洗い出しと改廃を実践します
受講者の実際の業務を対象とし、何にモヤモヤしているのか、スタッフとともに洗い出します。成果が出ることで喜びを感じると同時に、スタッフはモヤモヤが解消されることでスッキリし、モチベ―ションが向上します。
様々な事例に対応出来る改廃の進め方について学びます
研修内で考察した事例以外の問題について、改廃の進め方を解説し、実務に繋げます。
基本カリキュラム
1．改廃の視点と進め方
・①仕事はなぜ増えるのか ②業務改廃の目的は何か
・“やめる”、“へらす”、“かえる”の視点とは
・①上司の心構え ②改廃の７ステップ
2．改廃の実践
・実際の業務を対象に“モヤモヤ”の洗い出しと改廃を実践
→成果・うれしさを体感、
スタッフは“モヤモヤ”が無くなりスッキリすることでモチベーションが向上
・「２．改廃の実践」の“モヤモヤ”を確実な改廃・成果にアプローチ
3．まとめ
・①研修内容のおさらい②研修後の更なる改廃の進め方について
研修で目指すゴール
業務が増えがちな状況下において、思い切って改「廃」するコツを学ぶ
業務は増えがちなのに、いざ改廃するとなると「やめる」ことに抵抗感を示すスタッフが少なからずいます。組織の状況に応じた最適化の方法を事例を交えて学び、「廃」するコツをつかみます。
部下との関わりを見直し、コミュニケーションの良い職場を目指す
スタッフと部下との認識に相違がある場合の多くは、コミュニケーション不足から起こります。業務改廃を通じて、スタッフ間とのコミュニケーションを深める等、管理職としての動き方を学びます。
受講者の声
やり直しを無くしモチベーションがあがる仕事の進め方を学びます
トヨタ流自工程完結の考え方は、長年ものづくりの現場で実践・実証されてきました。手戻り・ムダを排除し、効率よく（段取りよく）業務を進めるための手法は様々な業種も活かすことが出来ます。
実績と先人のノウハウを活かし、体系的に分かりやすく理解します
トヨタ流カイゼンは、『モノづくりは、人づくり』の精神のもと、質創造（価値創造+品質保証）の考え方・実践の土台となります。長きにわたり現場で実践されてきた考え方で、多くの問題を解消してきました。本研修では
・自工程完結の考え方の理解とそれに基づく演習による職場での実践
・部下の業務の質向上のために必要な「業務指示」の精度の上げ方について
学び、理解します
こんな組織・人におすすめ
よく寄せられるニーズやお悩み
資料の書き直し・やり直しなど、同じような失敗が頻発している
ただやみくもに業務を進めると、出てくる結果にムダや相違があることが多くあります。業務に取り掛かる前に、目的・目標を明確にし、アウトプットイメージを明確にすることでムリ・ムダを軽減します。
意思決定のスピードが遅く、仕事がなかなか前に進まない
無計画な仕事の進め方では、手順や支援してもらう人への対応等に考えが及ばず、結果、遠回りする、進捗が遅くなる等の可能性が高くなります。しっかり段取りすることで、問題点が把握でき、業務に着手しやすくなります。
若手スタッフの考え方がわからず、部下指導に自信が無い
自工程完結の考え方が理解できるようになると、部下に対しての業務指示が変わります。部下も分かりやすい指示のもと、安心して業務を遂行することが出来ます。結果、コミュニケーションも高まります。
研修を受講するメリット
自工程完結の歴史・考え方が理解出来ます
「同じような失敗や手戻りが多い」「部下に業務を任せると想定したものでない状態で出てくる」・・・現場のお困りごとを解決してきた歴史から発生した”自工程完結の考え方”。理解することで、職場のお困りごとの多くを解消できるヒントが見つかります。
PDCAを正しく回すためのポイントを学びます
PDCAがうまく回らないケースも散見されます。失敗するメカニズムや、正しく回す秘策を知り、PDCAを自業務で確実に回す・活用するコツを考察します。
自工程完結の考え方を活かした業務指示のポイントを学びます
自工程完結の考え方が理解出来れば、業務指示の仕方が”わかり”、その後、指示の仕方が”変わり”、最終的には仕事の進め方自体が変わっていきます。ここではそのポイントを簡潔にお伝えします。
基本カリキュラム
１．はじめに～自工程完結とはなにか～
・こんなことありませんか？
・本セミナーのゴール、主旨
２．自工程完結の歴史
・ルーツ
・製造からスタッフへの展開
３．自工程完結の考え方
P（Plan）NGケースを用いた演習 と解説（失敗するメカニズム）
D（Do） C（Check） A（Action）
段取り[P（Plan）]したものを確実に実行させる（PDCAをまわす）
４．自身の業務への活用
・活用事例紹介
・自業務での活用場面を考える
５．自工程完結の考え方を活かした上手な業務指示
・業務指示のポイント
研修で目指すゴール
やり直しなどの無駄なく、生産性の向上を目指す
段取りを重視した仕事の進め方が出来るようになると、手戻りなど、やり直しの無駄がなくなり、業務効率が向上し、生産性がアップします。
働くスタッフのモチベーションが上がることによる効果を理解する
正しく実践出来るようになると、「伝えた」「伝わった」のすれ違いが軽減され、上司と部下のコミュニケーションの精度が向上します。部下の業務に対するモチベーションが上がることで、職場の雰囲気も良くなります。
組織力の向上に必要な考え方を学ぶ
しくみが確立すれば、業務の属人化も解消され、業務が円滑に回ります。知見が伝承されることで組織全体の力が向上します。
受講者の声
