トヨタ流 業務効率化(業務改廃)とは？

業務効率化(業務改廃)とは業務改善手法の一つであり、何らかの目的のために、現在の業務の工数を削減することです。製造過程におけるムダを排除し、現場の作業効率と生産性向上を実現するために編み出した「トヨタ生産方式」が広く知られていますが、事務部門においても業務や作業を効率化し、生産性向上や品質向上・原価低減を実現させています。その手法は製造部門以外にもご活用いただけます。

業務効率化の目的

業務効率化の実践には、その目的に合わせた進め方が重要です。

＜業務効率化の目的＞

昨今、テレワークの導入が進み、働き方は大きく変化しました。
本研修では、多くの人が課題に感じている業務効率化の上手な進め方を短時間で効率的に学びます。業務効率化の基本的な手順を身につけたい方におすすめの研修です。

こんな組織・人におすすめ

• トヨタ流 業務効率化(業務改廃)に興味関心がある方

• 生産性向上に向けて、ビジネススキルを磨きたい方
• eラーニングや録画された動画学習ではなく、短時間で社員が一緒に学ぶ研修の場を設けたい方

よく寄せられるニーズやお悩み

業務効率化の進め方がわからない

業務効率化と一言で言っても、様々な目的があります。重点課題へのリソーセスシフト、残業時間低減などそれぞれの目的に合った進め方が重要です。そこで業務効率化の具体的な進め方をわかりやすく体系化しました。職種を問わず活用していただける研修内容です。

忙しすぎて業務効率化に手を付けられない

業務効率化の難しさは、忙しい中で進めなければならないということであり、いかに効率的な手順を踏んで進められるかがカギとなります。そのためには、業務効率化の目的を明確にし、効率化の具体的な実践アプローチ（タイプ）を選択することで、スピーディーに効率化を進めることができるようになります。

仕事が増えるばかりで「効率化」が進まない

スタッフの仕事は目に見えないため、負荷がわかりにくいという特徴があります。結果として仕事が増え続けるという状況になりがちです。また、やらないよりはやったほうが良いという仕事も多くあり、それが効率化を妨げている要因のひとつになります。メンバーと一緒に「廃」の候補となる仕事を洗い出し、これまでのしきたりに囚われず、管理者自らが「決断」することが重要です。

研修を受講するメリット

トヨタ流 業務効率化(業務改廃)のポイントを短時間で効率的に習得できる

業務効率化の考え方や具体的な進め方を体系化し、研修プログラムとしてまとめました。業務効率化の定義からはじまり、目的、効率化のためのアプローチ、効率化のヒントなどをお伝えします。これまでの職場での取組みや進める上での課題などをふまえて、即実践につなげていただける内容となっております。

ムダを見つける視点と対策のヒントを得ることができる

トヨタの製造現場で実際に使われている「仕事のムダを見つけ出す」という考え方を、事務・技術系スタッフの仕事にもマッチするようアレンジしました。例えば、「使われていないアウトプットはないか？」「何も付加価値を与えていない手順はないか？」など具体的な視点を提供します。これによりスピーディーにムダを発見できるようになります。

自業務の効率化テーマを選び、実践しながら考え方や手法を学ぶことができる

業務効率化の目的を考えて、テーマを選定します。効率化の目的は大きく分けて「新規業務や重点課題へのリソーセスシフト」「残業時間、業務負荷の低減」「改善力の習得（人材育成）」「モチベーション向上」の４つがあります。また実践アプローチ（効率化のタイプ）には「改善」「改革」「決断（廃止、縮小、延期）」の３つがあります。自業務に合わせてこれらを適切に選択し、具体的な進め方をイメージしていただけます。

基本カリキュラム

■はじめに
■業務効率化とは？
・定義
・業務効率化の４つの目的
■業務効率化の上手な進め方
1. 対象業務選定のポイント
2. タイプ別　効率化実践の主担当
3. 『改善型』実践のポイント
4. 『改革型』実践のポイント
5. 『廃止・縮小・延期』実践のポイント
■まとめ

研修で目指すゴール

業務効率化の目的と対象業務選定のポイントを理解する

「新規業務や重点課題へのリソーセスシフト」「残業時間、業務負荷の低減」「改善力の習得（人材育成）」「モチベーション向上」といった業務効率化の４つの目的と、「誰の」「どの業務」を効率化の対象とするのかという業務選定の具体的な方法を理解していただきます。

改廃の方法（タイプ）と実践の主担当（役割）の違いを整理する

「改善」「改革」「決断（廃止、縮小、延期）」という３つの効率化の実践アプローチ（タイプ）により、誰が責任を持って実践していくのかという主担当（役割）が異なるということを理解していただきます。あわせて業務効率化を実践する上での管理職の役割、メンバーの役割についても理解していただきます。

目的に立ち返って考える『目的発想法』を習得する

『目的発想法』は改革の強力な手法です。そもそもの目的に立ち返り、「本当にその仕事は必要なのか？」「最新技術は活用できないか？」などを考えることで、仕事を廃止したり、これまでとは大きく違ったやり方に変えることができます。『目的発想法』はトヨタ生産方式の基本的な考え方のひとつでもあり、トヨタの製造現場で永年使われてきたこの考え方を事務・技術系スタッフの仕事でも使いこなせるようになります。

受講者の声