株式会社トヨタエンタプライズ

【トヨタ流仕事の形】基本実践編(段取り・実行の形)

テーマ:

ビジネススキル・マネジメント

対象者:

中堅社員管理職若手社員

トヨタの強みとなっている技術職・事務職の仕事の進め方(考え方や視点、手順など)をお伝えします。仕事の基本となるPDCAの具体的な実践方法を学びたい方に最適な研修です。

研修概要

受講対象
新人・若手社員・中堅社員・管理職
受講定員
~20名
研修日数
1日間(7時間)
受講方法
・集合形式(対面)
・オンライン形式(Zoom)
※他のWEB会議システムは要相談

トヨタ流仕事の形(カタ)とは?

トヨタの強みのひとつは「仕事の進め方」と「それを実践できる人材」にあると言われています。
技術職・事務職向けには問題解決ステップ(カイゼン)や自工程完結など形式知化されているものもありましたが、一方で暗黙知になっていることも多々ありました。
そこでトヨタ流の仕事の考え方や視点、手順を「段取り・実行の形」「改善の形」「改革の形」「革新(価値創造)の形」の4つの形(カタ)として体系化し、日々の仕事で活用できるツールの形にまとめ上げました。
『トヨタ流仕事の形(カタ)基本実践編「段取り・実行の形」』では、仕事の基本となるPDCAの具体的な実践方法を、演習を通して理解していただきます。企画要素の多い仕事にも有効です。

仕事の流れと4つの形(カタ)の全体像

仕事の流れ

仕事の基本はPDCAです。
P(PLAN)の段階では、上司や先輩から仕事を付与されることが多いと思います。そしてその仕事に対して計画を立てます。計画を立てる段階では二つのことを行います。まずは何のために何をどうするのか?ということを明確にします。
つまり企画のフェーズです。さらに実行計画、すなわちスケジュールを作成します。
D(DO)の段階では、実行途中で起きた問題を解決しつつ、計画に沿って仕事を実行します。
C(CHEK,ACTION)の段階では、仕事の成果と取組み過程を振り返り、標準化と横展を行います。

4つの形(カタ)

本研修では基本実践編として、「段取り・実行の形」をお伝えします。
仕事には様々な種類がありますが、この形を活用する場面が一番多く、すべての形の基本になります。改善の形、改革の形のエッセンスも織り込まれおり、質の高い仕事をスピーディーに進めるための「基本となる考え方」や「手順」を学んでいただけます。

こんな組織・人におすすめ

  • トヨタの強みとなっている技術職・事務職の仕事の進め方(考え方や視点、手順など)を理解し、実践したい方

  • 仕事の基本となるPDCAの具体的な実践方法を学びたい方
  • 質の高い仕事をスピーディに進めたい方

よく寄せられるニーズやお悩み

本研修で学べるトヨタ流の「段取り」のポイントを知りたい

トヨタ流の「段取り」のポイントは、一つひとつの仕事について「何のために(目的)」「何をいつまでに、どこまで(目標・ゴール)」「どのように(手段)」など、仕事に必要な要素を徹底的に考えることです。そのための「視点」や「手順」をお伝えします。

まだ業務全体の把握ができていない新人に本研修を実施したい

仕事の経験の浅い新人であっても、質の高い仕事をスピーディーに進めるための「視点」や「手順」を学ぶことで、より早く成長することができます。また上司や先輩としても「視点」や「手順を」が見える化された「仕事の形ツール」を活用することで、少ない時間で新人を育成をすることができます。
新人も「仕事の形ツール」を活用することで、業務の全体像を把握・理解することができ、自律的な改善やモチベーションの向上にもつながります。

企画を重視した「段取り」のコツを知りたい

企画には唯一無二の正解がないことが多いため、提案書の書き直しなどが多く発生し、時間のムダやモチベーションの低下を招くことが少なくありません。 しかしながら企画には、多くの仕事に共通する押さえておくべき項目(段取りのコツ)があり、それを体系化したものがトヨタ流の仕事の形です。 本研修では自らの仕事を題材とした演習を通して、これらのコツを理解していただきます。

研修を受講するメリット

トヨタの強みとなっている技術職・事務職の仕事の進め方(考え方や視点、手順など)を習得することができる

質の高い仕事をスピーディーに進めるために、PDCAの各段階で必要になる「基本となる考え方」や「手順」を学んでいただけます。
例えばPの段階では、「何のために(目的)」「何をいつまでに、どこまで(目標・ゴール)」「どのように(手段)」、そして「進める上でどのようなリスクがあるのか」など、仕事に必要な要素を網羅的に考えることができるようになります。

一味違った段取りや報連相の手法が身につく

質の高い仕事をスピーディーに進めるためには、Pの段階(段取り)が最も重要になることが一般的です。本研修では例えばPの段階の二つの要素である「企画」と「実行計画(スケジュール)の作成」のポイントを、自らの仕事を題材として学んでいただけます。
また報連相を効果的・効率的に行うとともに上司や先輩からも信頼される伝え方もお伝えします。

明日からの仕事に即活用できる

質の高い仕事をスピーディーに進めるための「基本となる考え方」や「手順」を見える化した「仕事の形ツール」を提供します。このツールは汎用的かつ具体的な内容になっているため、即仕事に活用していただけます。

基本カリキュラム

【トヨタ流仕事の形】基本実践編(段取り・実行の形) 基本カリキュラム

項目 内容 研修のポイント

時間
(目安)

1.はじめに 本日の目的 ・トヨタ流仕事の形開発の経緯 10分
2.一般的な仕事の流れ(PDCA)と4つの形

①一般的な仕事の流れ(PDCA)
②トヨタ流4つの形(カタ)
③改善・改革・革新の違い

・PDCAサイクルを回すための4つの形とは?  10分

3.一味違った段取りや報連相のポイント

①上手な段取りのポイント
②上手な報連相のポイント
・左記 20分

4.段取り・実行の形
・解説
・事例紹介
・演習

①シーン1:仕事を受ける
②シーン2ー1:計画を立てる(企画)
③企画に役立つ2つの考え方
・課題の体系化(課題バラシ)
・仮説の設定と検証
④シーン3:報告・連絡・相談をする
⑤シーン2-2:計画を立てる(スケジュール作成)
⑥シーン4:途中で起きた問題を解決する(要因解析・対策と再発防止)
⑦シーン5:振返る
⑧シーン6:標準化と横展をする

・各ステップで考えるべき重要な視点と手順は何か?
・即仕事に活用できるツールの提供
・自身の仕事をもとにした演習
370分
5.まとめ

①本日のまとめ
②質疑

  10分

研修で目指すゴール

自身の仕事をPDCAに落とし込んで考えることができるようになる

自分自身の仕事においてPDCAの各段階で具体的に考えるべき「視点(項目)」や「手順」を身に付け、活用することができます。
例えばPの段階では「何のために(目的)」「何をいつまでに、どこまで(目標・ゴール)」「どのように(手段)」、そして「進める上でどのようなリスクがあるのか」など、企画に必要な要素を網羅的に考えることができるようになります。

ステップを踏んで、主体的に仕事を進められるようになる

例えばPの段階では「何のために(目的)」「何をいつまでに、どこまで(目標・ゴール)」「どのように(手段)」などを自ら考えて整理することで、自信を持って主体的に仕事を進めることができるようになります。

仕事の優先順位づけができるようになる

様々な仕事に対して「何のために(目的)」「何をいつまでに、どこまで(目標・ゴール)」を考えることで、それぞれの仕事が会社や組織にとってどの程度重要なのか?緊急性があるのか?などが明確になり、優先順位をつけることができるようになります。

受講者の声

経験のない仕事にも関わらずマニュアルや手順書がなく心配しながら進めていたが、仕事の形ツールの中の「プロジェクト・業務企画メモ」を活用して自分の考えを整理することで、上司から適切なアドバイスをもらうことができ、自信を持って進められるようになった。
仕事を進める途中で大きな問題が発生したため対処療法的な対策は打ったが、上司からは再発防止はどうするのか?と指摘された。「再発防止の7つのポイント」を押さえることで、スピーディーに再発防止策を検討することができた。
自分としては経験はあるものの、企画的な仕事のため上司に提案する際に意見が合わずやり直しになり、モチベーションが下がることも多々あった。
「プロジェクト・業務企画メモ」や「工程表(スケジュール表)」を使って頭の中を見える化したものをもとに議論するようにしたところ、お互いの考え方の違いやその根拠が明確になり、スムーズに仕事を進めることができたとともに、信頼関係もできてきたと感じた。
後輩に仕事を引き継ぐ際に、従来はマニュアルや手順書を中心に説明していたが、何か伝え忘れていることがあるのではないかと感じていた。
本研修受講後は、「どのように(手段)」だけではなく、「何のために(目的)」「何をいつまでに、どこまで(目標・ゴール)」、そして「進める上でどのようなリスクがあるのか」など、仕事に必要な要素を網羅的に伝えることが重要だと気づき、安心して引き継ぐことができるようになった。
「仕事の形」を使うことで個人としての成長が早まることはもちろんのこと、メンバー同士の議論を通してお互いに学びあってもらうことができ、上司としての指導が楽になった。
自律的な成長を促すとともに学びあう風土づくりにもつながると感じた。

担当講師

かつてトヨタ自動車に在籍し、現在もグループ会社を含めて研修やコンサルティングに従事している講師が、自身の体験談も含めてお伝えします。

ご相談・お問合せ

研修内容はお客様に合わせてご提案させていただきます。
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